Media PocketMedia Pocket
Media Pocket ketterään median hallintaan. Guest-ominaisuus tukee turvallista ja tehokasta yrityksen brändin hallintaa.

Yhtenäistä brändiviestintää tukeva guest-ominaisuus

Jokainen yritys havittelee tavoitetilaa, jossa kaikki viestintä tapahtuu yhdellä äänellä, brändin mukaisesti. Digitaalisella aineistonhallinnan alustalla markkinointi- mainos- ja viestintämateriaalit ovat linjassa ja ajan tasalla ulkoista tai sisäistä viestintää toteuttavalle henkilölle, oli hän sitten yrityksen Media Pocket ympäristön admin-, member- tai erikseen kutsuttu vieraskäyttäjä.

DEV-tiimimme on saanut jo valtavasti aikaiseksi tuotekehityksen saralla kuluvan vuoden aikana. Lue tästä listaamamme median hallinnan pilvipohjaisen alustan, Media Pocketin kehityksen top 10 ominaisuutta vuonna 2020.

Kuten aikaisemmassa blogikirjoituksessamme mainitsimme, Media Pocketin käyttöliittymän kehitys ei suinkaan jää kevään ja kesän 2020 ponnistelujen jälkeen. Päin vastoin, kehitys on jatkuvaa ja tuomme kerta toisensa jälkeen uusia, asiakkaillemme hyödyllisiä lisäominaisuuksia palveluun. Haluamme esitellä sinulle tuoreimman versiopäivityksen myötä lisätyn guest-ominaisuuden, joka virtaviivaistaa ja tuo joustoa yrityksen näppärään digitaalisen aineiston hallintaan entisestään.

Laajennettu digitaalisten aineisto-oikeuksien hallinta

Media Pocketilla voit määritellä, kuka pääsee käsiksi yrityksen ympäristön yksittäisiin projekteihin eli mediatiedostojen kansioiden sisältöön. Käyttäjähierarkia jakautuu käyttäjäoikeuksia hallinnoiviin admin-käyttäjiin, “perustason käyttäjiin” eli membereihin sekä uusimpana guest-käyttäjiin.

Monitasoiset käyttäjäoikeudet mahdollistavat nopeamman ja paremman yhteistyön tiimisi jäsenten ja ulkopuolisten toimijoiden kanssa toimiessasi mediasisältöjen parissa. Voit olla varma siitä, että mediatiedostot ovat saatavilla turvallisessa pilvipalvelussa tarkoituksenmukaisesti oikeille henkilöille.

Käytännössä guest-ominaisuus tarkoittaa Media Pocketin käyttäjille sitä, että yrityksen omistamaan ympäristöön voidaan kutsua organisaation sisäisiä tai ulkopuolisten tahojen edustajia “vieraiksi” selaamaan, kommentoimaan, hyväksymään ja lataamaan yrityksen materiaaleja.

Ja mikä parasta – guest käyttäjiä voidaan kutsua rajoittamaton määrä ilman lisäkustannuksia.

Kontrolli ulkoisten sidosryhmien käyttöön tarkoitetusta mediatiedostoista

Guest-ominaisuudella säästät valtavasti aikaa brändimateriaalisi jakelussa. Saat jaettua tarvittavat kuva- ja videotiedostosi turvallisesti, oikein ja oikealle henkilölle vierailijan oikeuden tarjoamalla. Media Pocketin käyttöliittymässä tapahtuva reaaliaikainen kommentointi ja hyväksyntä mahdollistaa sujuvan yhteistyön.

Kuten tiedämme, tiedostojen jakaminen sähköpostitse on aikaa vievää puuhaa sekä materiaalin lähettäjälle, että niitä tarvitsevalle. Joudumme usein pyytämään materiaalia, odottamaan vastausta ja lopulta vastaanotettuamme tärkeät tiedostot jäävät joko sähköpostin uumeniin tai tallennuksen jälkeen tietokoneen ladatut-kansioon, josta ne on ajan kuluessa vaikeasti löydettävissä. Sama ajanhukka koskee lähettäjää, joka etsii ensin tarvittavan materiaalin tietokoneeltaan, lataa tiedoston sähköpostiin ja kirjoittaa saateviestin. Kiireen ja kommunikaatiokatkosten takia lähetetty versio voikin olla väärä tai materiaali ei yksinkertaisesti miellytä vastaanottajaa. Sama palloittelu-rulianssi alkaa alusta.

Voit luoda projektin, josta löytyy kaikki yrityksen omistamat, vapaasti käytettävät mediatiedostot. Näin ollen yrityksesi logo-, kuva- ja muu graafinen materiaali on aina ajan tasalla ja haluamiesi ulkoisten sidosryhmien käytössä.

Esimerkki 1. Mediayhteistyö. Toimittajat voivat hyödyntää yrityksesi ajan tasalla olevia kuvia, logoja, videoita ja muita asiaan liittyviä media materiaalia printti- tai digitaaliseen lehteen julkaistavaan tuotteisiin tai palveluihisi liittyvään artikkeliin tai yritysuutiseen.

Esimerkki 2. Suunnitelmissa co-marketing referenssiprojekti asiakkaan kanssa? Luo uusi projekti ja kutsu asiakkaasi vieraskäyttäjiksi Media Pocketiin. Näin pystytte hyödyntämään molempien tahojen hyväksymiä, tuoreita markkinointimateriaaleja.

Sisäisesti kohdennetun mediasisällön käyttäjäoikeuksien porrastus

Osa yrityksen digitaalisesta omaisuudesta – videoista ja kuvista on tarkoitettu vain tiettyjen sisäisten osastojen ja toimijoiden käyttöön. Mikäli Media Pocketia ei ole otettu vielä käyttöön koko organisaation tasolla, guest ominaisuus tulee todella hyödyksi.

Esimerkki 3. Media Pocketia käyttävä yrityksen x markkinointitiimi työstää usein mainosmateriaalia, jota taas yritys x:n henkilöstöhallinnon tiimiläiset harvoin tarvitsevat. Toisaalta hr-osastolla voi olla tarvetta markkinoinnin tuottamille yrityksen työnantajaimagoa tukeville fiilis- & tiimikuville ja haettavan position kuvaus- sekä yrityssittelyvideoille. Näin ollen markkinointitiimi voi jakaa guest oikeuden “päivitetty rekrymateriaali”-nimettyyn projektiin hr-osaston tiimin jäsenille, jolloin he pääsevät hyödyntämään projektin ajankohtaista media materiaalia rekrytointi-ilmoituksiinsa.

Guest ominaisuus on myös lisäarvoa tuottava ominaisuus yrityksille, jotka myyvät yksittäisiä kuva- ja videotiedostojaan tai kokonaisia materiaaliarkistoja eteenpäin kaupalliseen käyttöön.

Mitä guest käyttäjä pääsee näkemään ja tekemään Media Pocket ympäristössä?

Guest-käyttäjä voidaan kutsua yksittäiseen projektiin. Vierailija pääsee lataamaan projektin sisäisiä tiedostoja itselleen.

Tiedoston lataus onnistuu yhdellä klikkauksella. Kuvan logo on ladattavissa joko alkuperäisenä png-tiedostona tai jpg-/webp-tiedostomuodossa, eri standardi kokojen ja laadun vaihtoehdoissa.

Vieras voi lisäksi tuoda projektiin uusia tiedostoja ja editoida itse lataamiaan tiedostoja.

Media Pocketiin voi ladata tiedostoja kätevästi drag’n’drop-tyylisesti useista eri sijainneista.
Vieras pääsee esimerkiksi luomaan projektin sisäisistä videoista subklippejä.

Muokkaus ja poistamis-oikeuksia vieraalla ei ole admin tai memberin lataamiin tiedostoihin. Voitkin olla turvallisin mielin siitä, että ulkopuoliset vieraskäyttäjät eivät pääse tekemään median hallinnan ympäristössä peruuttamattomia vahinkoja tai katsomaan sisäiseen käyttöön tarkoitettua materiaalia. Kirjoitimme taannoin blogitekstin, joka käsittelee yrityksen jakaman datan mahdollisuuksia ja haasteita turvallisuuden näkökulmasta.

Guest ei voi luoda uusia projekteja käyttäjien tavoin, mutta pääsee muutoin nauttimaan Media Pocketin näppärästä käyttöliittymästä ja sen vikkelistä, työskentelyä tehostavista one-click ominaisuuksista sallitun projektin sisällä.

Selain- ja pilvipohjaisen medianhallinnan alustan etu on se, että alustaa voi käyttää mistä tahansa lokaatiosta käsin ja millä laitteella tahansa. Siksi myös vieraaksi kutsutut henkilöt voivat tarkastella jakamaasi materiaalia joustavasti missä ja milloin vain. Lue lisää siitä, kuinka digitaalinen aineiston hallinta tukee yleistyvää etätyöskentelykäytäntöä.

Kuinka lisäät guest-käyttäjän Media Pocketiin?

Admin tason käyttäjä voi hallinnoida kaikkia käyttäjäoikeuksia. Myös member-tason käyttäjä voi antaa guest-oikeuksia rajattoman määrän.

Guest-käyttäjä lisätään projektin oikean puolen navigoinnista – member-osiota klikkaamalla.
Member-osiosta näät kaikki tämänhetkiset projektin jäsenet ja voit lisätä uuden vieraan kirjoittamalla hänen sähköpostiosoitteensa kenttään.

Lisättyäsi sähköpostiosoitteen, vieras saa välittömästi sähköpostiinsa linkin, jota seuraamalla hän onkin muutaman klikkauksen päässä jaetusta materiaalista.

Tilanteet muuttuvat. Voit antaa vieraskäyttäjille pääsyn koko yrityksen omistamaan ympäristöön koska vain päivittämällä yksinkertaisesti guest-käyttäjät memeber-tasolle käyttöoikeuksien hallinnan osiosta.

Luo yrityksellesi tai itsellesi maksuton 14:sta päivän Media Pocket käyttäjätili kokeillaksesi uutta guest-ominaisuutta. Kokeilu on täysin sitouttamaton eikä korttitietojasi vaadita.

Kirjoittaja:

Sara Jokelainen